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Einfache kollaborative online Teamarbeit mit Google Drive

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Einfache kollaborative online Teamarbeit mit Google Drive
Google Drive wir zu meist lediglich als Cloud Speicherplatz wahrgenommen. Tatsächlich handelt es sich aber um eine vollwertige Office Lösung. Der gößte Vorteil zu anderen Services liegt in der Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig an dem selben Dokument arbeiten können. Google Drive wird dadurch zu einem perfekten Tool für online Meetings.

Zu Beginn sei erwähnt, dass wir Europäer einen restriktiveren Umgang mit Datenschutz und Privacy pflegen als es beispielsweise in den USA üblich ist. Der Umgang damit sei jedem selbst überlassen. Pragmatisch gesehen sind jedoch die wenigsten Inhalte tatsächlich so brisant, als dass diese für NSA & Co von Relevanz wären und die meisten Internetanwender geben zumeist unbewußt viel entscheidendere Information preis. Wenn man auf sichere Datenverwaltung in der Cloud setzen möchte gibt es bessere Lösungen (z.B. OwnCloud), für alle anderen Anwendungsszenarien seien an dieser Stelle die Vorteile von Google Drive erläutert:

Funktionen und Möglichkeiten mit Google Drive

  • sofort nutzbar für jeden, der bereits einen Google Account verfügt (als zumindest jeder mit einem Android Smartphone und auch alle anderen mit einer Gmail Adresse). Für Neulinge empfehlen wir "Gmail Einstellungen, die jeder anpassen sollte

  • auch mit einem Google for Work Account nutzbar (Google Account mit der eigenen Domain)

  • Zugriff via Smartphone, Tablett und Internet Browser

  • Office Lösung ohne Lizenzgebühren

  • Präsentationszugriff per Weblink - kein Herumgefummle mit USB Sticks oder überdimensionierten E-Mail Anhängen

  • Quick & Simple - zwar kann der Funktionsumfang nicht mit aktuellen Office Desktop Lösungen. Letztere werden allerdings auch nur von Pros genutzt, dafür ist es übersichtlicher und man findet sich schnell zurecht.  

  • mind. 5 GB freier online Datenspeicher

  • flexible Zugriffsoptionen - Dokumente oder Dateien können zum Lesen oder Bearbeiten, nur für definierte Anwender oder per Weblink freigegeben werden

  • kollaboratives Arbeiten - mehere Nutzer können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten. Ideal für Skype Konferenzen, Google Hangouts...

  • einfaches Durchsuchen und Wiederfinden - auf den ersten Blick vielleicht etwas ungewohnt, hat man es mal durchblickt sind Dokumente per Inhaltssuche aber sehr schnell auffindbar

  • Änderungsverfolgung - wie in einer Zeitkapsel kann auf einen vorangegangen Dokumentenstatur zugegriffen werden. Gleichzeitig ist erkennbar wer welche Änderungen durchgeführt hat

  • automatische Sicherung - alle Eingaben werden “instant” gespeichert

  • offline Synchronisation - ähnlich wie bei anderen Cloudspeichern können alle Dateien synchronisiert werden

  • offline Arbeiten - per Google Browser oder den entsprechenden Apps ist das Arbeiten auch ohne Internetverbindung möglich (Flugzeug, Zug, Schiff, Urlaub…) siehe "Office Cloud to Go - Google Drive Dokument auch offline bearbeiten

Video Tutorial Google Drive

Anleitungen rund um Google Drive findet man zu Hauf. Auch die hauseigene Google Drive Supportseite ist zu empfehlen, da diese bei Funktionsänderungen meist aktuell ist. Für den Quickstart haben wir die hilfreichsten Tipps zusammengefasst. Bitte beachten, dass Google Drive kontinuierlich weiterentwickelt wird.

  • How To: Quick Tutorial for the New Google Drive (2015) - 5'50"
  • Google Drive: a Complete User Guide - 16'40"
  • Desktop Synchronisation für Dateien (deutsch) - 3'42"
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